Jak długo przechowywać dokumenty firmy

Prowadzenie przedsiębiorstwa wymaga znajomości różnego rodzaju przepisów. Trzeba ich przestrzegać między innymi wyszczególniając koszty prowadzenia działalności gospodarczej czy zbierając dokumenty firmy.

Archiwizacja dokumentów jest ważnym obowiązkiem przedsiębiorcy. Oczywiście może powierzyć to zadanie swojemu pracownikowi. W każdym razie osoba zajmująca się przechowywaniem dokumentów firmy powinna wiedzieć jak długo mają one pozostać w przedsiębiorstwie. Wiąże się to z przestrzeganiem odpowiednich przepisów, ale także zwalnianiem miejsca, w momencie gdy pewne papiery stają się już nieaktualne i niepotrzebne. Okazuje się, że okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji. Jeśli chodzi o księgi podatkowe, sprawozdania finansowe, faktury, rachunki, rejestry, ewidencje, dokumenty inwentaryzacyjne, deklaracje podatkowe, czyli wszelkiego rodzaju dokumenty księgowe, to przedawniają się one po 5 latach, liczonych od roku w którym zapłacony został za nie podatek. W związku z tym archiwizacja polega na układaniu dokumentów zgodnie z latami podatkowymi.

Jeśli chodzi o dokumenty dotyczące zgłoszeń oraz rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, to one również powinny być przechowywane w firmie przez 5 lat. Należy jednak pamiętać, że przed 1 stycznia 2012 roku obowiązywał 10 letni okres przechowywania tego rodzaju dokumentacji, a więc dowody związane z ZUS, który były wystawione jeszcze w 2011 podlegają obowiązkowi dłuższego okresu przechowywania. Jednak jeszcze dłużej, bo aż 50 lat, powinna pozostać w przedsiębiorstwie dokumentacja pracownicza, czyli akta osobowe, karty wynagrodzeń, listy płac, ewidencje czasu pracy itp. Okres 50 lat liczony jest od ostatniego roku pracy danej osoby. Przechowywanie dokumentów firmy przez odpowiedni okres czasu jest ważne z kilki względów. Jest ważne z punktu widzenia przestrzegania przepisów oraz ewentualnej kontroli przedsiębiorstwa. Poza tym ze zgromadzonych dokumentów korzysta się podczas obliczania podstaw rent i emerytur. Mogą być również potrzebne w przypadku przeprowadzania przez kadrę zarządzającą controllingu firmy.