Metody poprawy komunikacji i przepływu informacji

Kierując przedsiębiorstwem trzeba uwzględnić wiele rzeczy, między innymi planowanie budżetu, skuteczne metody reklamy i promocji, zastosowanie odpowiednich rozwiązań logistycznych czy sprawny przepływ informacji pomiędzy działami.

Jeżeli występują trudności w komunikacji pomiędzy pracownikami czy działami firmy, to odbija się to na ich współpracy, a zatem na funkcjonowaniu całego przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji należy jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki mające usprawnić przepływ informacji. Chodzi też o to, żeby każdy poczuł, że pracuje nie tylko w interesie własnym lub jednego działu, ale że chodzi o dobro całej firmy. Co najczęściej powoduje, że występują problemy we współpracy? Na pewno konkurowanie ze sobą, skupienie na celach indywidualnych oraz brak zrozumienia dla funkcji pełnionych przez inne osoby czy działy. Wynika to zwykle ze stosowania w przedsiębiorstwie rozwiązań rywalizacyjnych oraz braku umiejętności przedstawienia pracownikom wspólnych celów. W efekcie w przedsiębiorstwie panuje mało przyjazna atmosfera oraz ciężko wprowadzać rozwiązania polegające na zwiększeniu elastyczności zarządzania firmą, optymalizacji czasu pracy czy usprawnianiu planów biznesowych.

Jak usprawnić komunikację pomiędzy pracownikami przedsiębiorstwa? Należy zacząć od poprawy współpracy w ramach kadry zarządzającej. Trzeba przyjąć wspólną strategie działania i systematycznie ją realizować oraz komunikować we wszystkich działach. Kolejna sprawa to określenie schematu przepływu informacji pomiędzy działami i pracownikami, a następnie przeszkolenie ich w tym zakresie. Następnie można się zastanowić jakiego rodzaju działania mogą wpłynąć jeszcze na poprawę współpracy. Natomiast prawidłowy przepływ informacji powinien być oparty o schemat organizacyjny firmy. Jeśli do tej pory komunikacja była słaba, to z pewnością trzeba nad nim popracować. Trzeba ustalić kto komu podlega oraz kto z kim ma pracować. Wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp do tego schematu, podobnie jak do ustaleń związanych z konkretnym podziałem obowiązków. Istotną sprawą jest również sprawny obieg dokumentów w firmie. Żeby wesprzeć działania mające na celu poprawę współpracy w przedsiębiorstwie, warto wprowadzić odpowiednie narzędzia, na przykład w postaci komunikatorów internetowych. Jeśli przepływ informacji dotyczy całych działów, to najlepiej wyznaczyć w każdym z nich osobę odpowiedzialną za sprawy związane ze sprawną komunikacją.