Zasady planowania i kontrolowania wydatków

Ważnym elementem controllingu finansowego jest planowanie wydatków przedsiębiorstwa, które wymaga szczegółowej analizy danych finansowych. Dzięki temu szacuje się obecne możliwości firmy i nie naraża jej na utratę płynności finansowej.

Kontrola wydatków przedsiębiorstwa pozwala na zachowanie odpowiedniej kondycji finansowej. Skrupulatne sprawdzanie bieżących potrzeb i związanych z nimi nakładami finansowymi stwarza również możliwość robienia prognoz na przyszłość.  W ten sposób łatwiej zaplanować budżet firmy. Przewidywanie wydatków jest nieodłączną częścią ogólnego planu finansowego, gdyż mają one wpływ na wysokość zysku.

Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę wydatki związane z bieżącą działalnością firmy. Będą to wypłaty pracownicze, koszty składek odprowadzanych do ZUS, podatki, opłaty związane z użytkowaniem biur, magazynów, hali itd. Do stałych kosztów należą również często wydatki związane z podróżami służbowymi czy transportem towarów. W związku z tym trzeba uwzględnić wydatki na paliwo oraz inne związane z użytkowaniem samochodów. Poza tym mogą dojść tu jeszcze diety pracownicze, opłaty za noclegi czy ewentualnie koszty biletów na pociąg czy samolot. Natomiast oprócz pozycji stałych na pewno warto uwzględnić również wydatki świąteczne oraz tak zwane wydatki nieprzewidziane.

Kolejna grupa wydatków dotyczy planowanych inwestycji oraz kosztów związanych z reklamą i promocją przedsiębiorstwa. Wszystko to jest bardzo istotne z punktu widzenia dalszego rozwoju firmy, ale z pewnością najważniejsze jest uwzględnienie wydatków bieżących. Kiedy zostaną one ujęte w planach finansowych, będzie można sprawdzić jaka kwota pozostanie na inwestycje i reklamę, bez ryzykowania utraty stabilności finansowej przedsiębiorstwa. W razie czego plany inwestycyjne będzie trzeba przełożyć. Jeśli chodzi o promocję i reklamę, jeśli okaże się, iż nie można przeznaczyć na nie zbyt wiele, wówczas szuka się tańszych opcji. Poza tym sporo pomysłów można zrealizować prawie za darmo. Zarządzanie budżetem firmowym jest z pewnością zadaniem odpowiedzialnym, a przy tym niełatwym. Jednocześnie ma bardzo duże znaczenie dla każdego przezornego przedsiębiorcy. Podczas planowania i kontrolowania wydatków korzysta się dokumentów firmowych, które powinny być zresztą odpowiednio długo przechowywane, ale można również wypróbować jeden z programów komputerowych, przeznaczonych do zarządzania budżetem.